La communication commence rarement par un recrutement.
Dans une petite entreprise ou une association, elle se répartit souvent entre plusieurs personnes. La direction écrit une actualité. Une assistante met le site à jour. Un commercial publie sur LinkedIn. Une agence intervient pour une brochure. Le prestataire web revient quand une page doit être créée.
Ce fonctionnement peut durer longtemps. Puis les sujets s’accumulent.
Le site n’est plus vraiment à jour. Une newsletter est prévue depuis six mois. Les projets intéressants ne donnent lieu à aucun contenu. Chaque salon impose de préparer les supports dans l’urgence. Personne ne sait très bien quelle action mérite de passer avant les autres.
À ce stade, la question se pose : faut-il recruter quelqu’un pour prendre la communication en charge ou confier cette fonction à l’extérieur ?
Le choix dépend moins de la taille de l’entreprise que du travail réel à accomplir.
Commencer par mesurer le besoin de travail
Une fiche de poste peut rapidement devenir impressionnante : site, réseaux sociaux, newsletters, relations presse, supports commerciaux, SEO, événements, rédaction, coordination des prestataires.
La longueur de cette liste ne dit pourtant rien du temps nécessaire chaque semaine.
Une PME industrielle peut avoir beaucoup de sujets à traiter mais seulement quelques temps forts dans l’année. Une association peut avoir une activité éditoriale continue avec plusieurs programmes, partenaires et événements. Deux structures de quinze salariés peuvent donc avoir des besoins très différents.
La première question à poser est simple : combien de temps de travail régulier la communication représente-t-elle vraiment ?
Quand le besoin occupe durablement la majeure partie d’une semaine de travail, le recrutement commence à avoir du sens.
Quand deux à six jours par mois suffisent, avec des périodes plus chargées lors d’un lancement, d’un recrutement ou d’un événement, une fonction externalisée correspond souvent mieux au volume réel.
Embaucher quelqu’un à temps plein pour remplir un besoin à temps partiel crée rarement une bonne situation. Le salarié finit par récupérer des tâches éloignées de son métier ou la structure cherche artificiellement à produire davantage de communication pour occuper le poste.
Le recrutement devient logique quand la communication doit vivre dans l’entreprise
Certaines fonctions demandent une présence quotidienne.
Une entreprise qui publie plusieurs contenus chaque jour, organise de nombreux événements, répond régulièrement aux médias ou coordonne une forte activité commerciale peut avoir intérêt à disposer d’une personne en interne.
La proximité avec les équipes compte aussi.
Un responsable communication salarié entend les discussions, suit les projets dès leur naissance et peut réagir immédiatement. Il connaît progressivement les produits, les personnes et les habitudes de l’entreprise sans qu’un brief soit nécessaire à chaque fois.
Cette continuité devient particulièrement utile quand la communication touche de nombreux services.
Une structure qui possède déjà une équipe marketing, plusieurs commerciaux, des RH et différents sites aura souvent besoin d’une personne présente pour arbitrer quotidiennement entre ces interlocuteurs.
Dans ce cas, recruter peut être la décision la plus rationnelle.
Externaliser répond mieux à un besoin discontinu
Beaucoup de petites structures se trouvent dans une autre situation.
Elles ont besoin d’une personne expérimentée pour décider quoi faire, organiser les actions et en réaliser une partie. Elles n’ont simplement pas de quoi remplir un poste cinq jours par semaine.
Le travail arrive plutôt par séquences.
Un nouveau service doit être lancé. Le site doit être repris. Trois cas clients attendent d’être rédigés. Une campagne de recrutement commence. Un salon approche. Puis le rythme ralentit pendant quelques semaines.
Une responsable communication externalisée peut consacrer davantage de temps à une période chargée puis revenir à un volume plus léger.
La structure achète alors du temps de travail correspondant à son activité réelle.
Cette organisation convient particulièrement aux TPE, PME et associations qui ont déjà dépassé le stade des interventions ponctuelles mais n’ont pas encore besoin d’une fonction communication à temps plein.
La vraie question : qui décide de ce qu’il faut faire ?
Externaliser quelques tâches ne revient pas forcément à externaliser la fonction communication.
Commander un site à un développeur, des visuels à un graphiste et quelques publications à un community manager laisse une question entière à la charge de l’entreprise : qui décide de ce que ces personnes doivent produire ?
Dans beaucoup de petites structures, cette responsabilité reste chez le dirigeant.
Le temps gagné sur l’exécution est alors partiellement repris par les briefs, les corrections, les relances et les arbitrages.
La communication externalisée devient intéressante lorsque le prestataire prend aussi une part du pilotage.
La personne doit pouvoir regarder les demandes qui arrivent et dire qu’une nouvelle brochure peut attendre, que la page consacrée à une activité importante mérite d’être corrigée d’abord, ou qu’un projet récent fournit enfin un bon sujet de cas client.
C’est le rôle que je prends lorsque j’interviens comme responsable communication & digital externalisée.
Je travaille avec la direction pour fixer les priorités, puis je prends en charge les sujets qui relèvent de mes compétences et je coordonne les autres intervenants lorsque le projet demande un graphiste, un photographe ou une compétence spécifique.
Recrutement et externalisation ne donnent pas accès au même profil
Une petite structure attend parfois beaucoup d’une seule embauche.
La même personne devrait savoir construire une stratégie, écrire, animer les réseaux sociaux, maîtriser les langages du web (WordPress, HTML, CSS, JS), comprendre le référencement, créer des supports graphiques, gérer une campagne publicitaire et organiser un événement.
Le marché du travail ne fonctionne pas ainsi. Les profils ont des spécialités.
Recruter oblige donc à choisir les compétences qui devront réellement être présentes en interne et celles qui continueront à être confiées à d’autres professionnels.
L’externalisation pose la question différemment. Une personne peut assurer le pilotage tout en s’appuyant sur d’autres spécialistes pour certaines productions.
Le modèle fonctionne à condition qu’un responsable soit clairement identifié. Une accumulation de freelances indépendants les uns des autres recrée le problème de coordination que l’entreprise cherchait justement à résoudre.
Le coût ne se compare pas uniquement mois par mois
Comparer le salaire mensuel d’un chargé de communication avec la facture d’un prestataire donne une vision incomplète.
Le recrutement engage une structure sur un poste : rémunération, cotisations, matériel, congés, temps consacré au recrutement puis au management. En contrepartie, l’entreprise dispose d’une personne présente régulièrement et peut lui confier un volume de travail important.
L’externalisation fonctionne avec une logique différente. Le budget correspond à un volume d’intervention défini et peut évoluer avec les besoins. La structure n’achète pas une disponibilité quotidienne.
Une facture mensuelle de communication externalisée peut donc sembler élevée lorsqu’on la ramène simplement au nombre de jours travaillés. La comparaison pertinente porte plutôt sur le besoin réel.
Payer quatre jours d’intervention quand quatre jours suffisent coûte moins cher que créer un poste dont la structure n’utilisera pas réellement toute la capacité.
À l’inverse, une entreprise qui commence à acheter quinze ou vingt jours de prestation chaque mois devrait sérieusement étudier le recrutement.
Un tableau suffit souvent à voir où l’on se situe
| Votre situation | Recrutement | Externalisation |
|---|---|---|
| Le besoin occupe presque toute la semaine | Souvent adapté | Peu intéressant à long terme |
| Le volume varie fortement selon les mois | Peu flexible | Adapté |
| Une présence quotidienne auprès des équipes est nécessaire | Adapté | Moins confortable |
| La communication représente quelques jours par mois | Surdimensionné | Adapté |
| Personne ne sait actuellement prioriser les actions | Possible, avec un profil expérimenté | Adapté si le pilotage fait partie de la mission |
| Vous avez surtout besoin d’une expertise ponctuelle | Peu adapté | Adapté |
| Plusieurs prestataires existent déjà mais personne ne les coordonne | Un responsable interne peut convenir | Une fonction externalisée peut aussi prendre ce rôle |
| Votre activité grandit rapidement et le volume augmente chaque trimestre | À envisager | Bon modèle de transition |
Externaliser peut aussi préparer un futur recrutement
Le choix n’est pas nécessairement définitif.
Une période d’externalisation peut servir à comprendre le poste dont l’entreprise aura réellement besoin plus tard.
Pendant quelques mois, les actions se structurent. Le volume de travail devient mesurable. Les outils sont choisis. Les procédures commencent à exister. L’entreprise découvre aussi quelles compétences sont utilisées chaque semaine et lesquelles restent ponctuelles.
Si l’activité finit par justifier un recrutement, la fiche de poste devient beaucoup plus simple à écrire.
Le passage de relais est également plus propre : calendrier éditorial, accès, prestataires, données de suivi et méthodes de travail existent déjà.
Dans une entreprise en croissance, cette transition peut être plus raisonnable que de recruter très tôt sur une fonction encore mal définie.
Le modèle hybride mérite d’être envisagé
Une troisième possibilité existe : garder une personne en interne et externaliser une partie du travail.
Une assistante de direction peut par exemple conserver les informations courantes et la publication de certaines actualités. Un responsable externalisé prend le recul nécessaire sur les priorités, le SEO, le site ou les campagnes importantes.
Une chargée de communication junior peut également avoir besoin d’un appui extérieur pour une refonte, une stratégie éditoriale ou un sujet technique qu’elle ne pratique pas.
Ce fonctionnement devient pertinent lorsque l’entreprise possède déjà de bonnes ressources internes mais ne souhaite pas recruter plusieurs spécialistes.
Le mauvais choix consiste surtout à ne jamais trancher
Le fonctionnement le plus coûteux n’est pas toujours celui qui apparaît dans le budget.
Une direction qui consacre chaque semaine plusieurs heures à remettre en forme des publications, relancer un prestataire et corriger le site paie déjà sa communication. Le coût reste simplement caché dans le temps des personnes qui s’en occupent.
Même chose lorsqu’un projet important reste invisible pendant six mois parce que personne n’a le temps de le raconter.
Le premier travail consiste donc à regarder la situation telle qu’elle existe réellement : ce qui est fait, ce qui reste régulièrement en attente, qui prend les décisions et combien de temps ces sujets occupent.
Si la réponse représente un véritable poste, recruter mérite d’être étudié.
Si la structure a surtout besoin de quelques jours par mois pour organiser, produire et suivre ses actions, l’externalisation correspond probablement mieux au besoin actuel.
Et si personne ne sait encore répondre à cette question, un diagnostic de la communication existante est un meilleur point de départ qu’une fiche de poste rédigée trop vite.
Vous hésitez encore entre recruter et externaliser ?
Si votre communication avance par à-coups, que les sujets s’accumulent ou que personne n’en a réellement la charge, je peux vous aider à faire le point.
J’interviens comme responsable communication & digital externalisée, quelques jours par mois, pour définir les priorités, organiser les actions et prendre en charge une partie de leur mise en œuvre.